3 aspetti fondamentali per reinventare produttività e processi professionali

Office 365 promuove la mobilità, la collaborazione e l'integrazione delle applicazioni, migliorando l'efficienza e trasformando il modo di lavorare.

L’inganno della mobilità

Ma chi l’ha detto che oggi siamo diventati “mobili” perché abbiamo dispositivi a cui siamo maniacalmente attaccati come gli smartphone? Il lavoro ha sempre richiesto mobilità e non può essere associato ad un unico dispositivo o ad un’unica posizione.

È necessario essere in grado di poter ottenere e accedere a qualche cosa fatto su un dispositivo, da un altro luogo, ovunque e da un altro dispositivo. Ma queste nuove modalità devono garantire la stessa efficacia che una volta si riusciva a raggiungere solo in ufficio.

Ecco perché parliamo di “inganno della mobilità”. Perché la mobilità è sempre esistita e perché oggi può essere resa più agevole solo utilizzando alcuni strumenti fondamentali. Ovviamente questi sono gli smartphone e i tablet, che però rischiano di essere completamente inutili senza altri strumenti come Office365.

La nuova frontiera del lavoro e della collaborazione

In secondo luogo, le collaborazioni e le condivisioni sono la nuova piattaforma o il mezzo per raggiungere gli obiettivi. Perché il lavoro è sempre meno un lavoro di un singolo. Il singolo può essere creativo ma l’innovazione si fa in gruppo, come ci dicono le moderne teorie cognitive del lavoro.

Abbiamo bisogno delle soluzioni che ci consentono di collaborare e condividere i nostri lavori con colleghi e partner che si possono trovare in luoghi e a volte in fusi orari diversi, lavorando sullo stesso lavoro da dispositivi diversi. Se usati nell’insieme delle loro funzionalità gli strumenti di conversazione possono diventare un vero “driver” di produttività.

Prendiamo una nostra abitudine. Quando finiamo un documento di Word, un budget su Excel, una presentazione di PowerPoint, per sottoporla ad una revisione o consegnarla a chi ce l’ha commissionata l’unica cosa che possiamo fare è allegarlo ad una mail e aspettare una risposta una reazione. Cosi i processi hanno una strada ed un percorso fatto di grande inefficacia.
Per me questa strada è morta, non ha più senso che un documento abbia un percorso tipo “pallina da tennis” e che sia allegato e reinviato più volte, con il rischio che a distanza di tempo sia impossibile ricercarlo all’interno della mail.

La nuova frontiera di Office 365

Se il documento non si ritrova più nella mail, non diventa allegato, ma viene notificato automaticamente alle persone coinvolte, o condiviso in tempo reale, i tempi si accorciano, la produttività aumenta, le mail non si intasano e non rischiamo di perdere l’ultima versione. Il file deve rimanere dove viene creato e accessibile da tutti coloro che hanno i permessi di modificarlo e consultabile da chi ha solo quelli di lettura.

In questo modo si evitano anche le catene di sant’Antonio di mail che intasano le nostre caselle, con la difficoltà quotidiana di reperire quelle che ci servono in questo momento. Dobbiamo abituarci a fare le stesse cose di prima con gli stessi strumenti, ma in maniera totalmente diversa. Con Office 365 lo possiamo fare sempre, basta impegnarsi a cambiare le nostre abitudini.
Certo, questo modello di collaborazione è una frontiera. Non ci siamo abituati. Ma abbiamo imparato a guidare l’automobile, impareremo anche questa eccezionale scorciatoia per lavorare insieme.

Nel lavoro non ragioniamo per applicazioni

In terzo luogo, essere produttivi richiede strumenti che attraversano e gestiscono tutti i nostri lavori e attività (documenti, comunicazioni, condivisioni, collaborazioni, riunioni, attività, analisi, ecc. ecc). Nulla può essere associato ad una singola applicazione perché il nostro cervello non ragiona per applicazione. Abbiamo bisogno delle soluzioni che si integrano e che integrano i nostri lavori con i nostri colleghi. Ma tutto questo deve essere svolto automaticamente e secondo le nostre abitudini. Quando pensiamo ad un nuovo progetto pensiamo sempre alla sua descrizione, alle immagini e agli schemi grafici che lo accompagnano così come ai calcoli che il progetto stesso sottende. Ed ecco quindi che le applicazioni devono integrarsi tra di loro.

Office 365 è anche Office ma ha trasformato gli strumenti che sappiamo usare da tempo. Word, PowerPoint ed Excel sono inseriti in un nuovo modo di lavorare insieme in tempo reale con le nuove soluzioni introdotte in Office 365. Esempio: OneDrive, SharePoint, OneNote, Sway, Skype For Business, Teams, Yammer, Delve e Power BI.

Quindi Office365 non è Office…

Solo con Office 365 le applicazioni sono integrate, aggiornate e sempre ricche di nuove funzionalità,  nonché gestibili su tutti i dispositivi anche molto diversi tra loro (PC, Notebook, Smartphone, Tablet ) e su sistemi operativi diversi (Windows, IOS, Android).

Prima tutte le applicazioni che usavamo erano rigide e i nostri processi e lavori erano singoli “silos” che vivevano per se stessi. Oggi OFFICE 365 TRASFORMA I DATI IN INFORMAZIONI anche per i nostri clienti, basti pensare a Power BI!

OFFICE 365 è stato concepito per mettere a disposizione una piattaforma potente e versatile per lavorare in maniera moderna ed efficace. La tecnologia e gli strumenti che offre OFFICE 365 non sono certo la risposta definitiva ai problemi o all’efficienza di un’organizzazione, ma un catalizzatore o una leva per il cambiamento culturale nel modo in cui lavoriamo tutti i giorni. Questo sia a livello individuale e di gruppo con un notevole impatto sui risultati che otteniamo.

 

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