Outlook e Copilot: per mail sempre più efficaci grazie all’AI

Scrivere e-mail precise, efficaci e professionali può essere una sfida importante per molti utenti, soprattutto se si tratta di comunicare con colleghi, clienti o partner aziendali di diversi paesi e culture. Recentemente, Microsoft ha presentato sul mercato una novità che promette di rendere più agile la redazione di messaggi di posta elettronica. Stiamo parlando di Copilot integrato in Outlook. Il noto tool per la posta elettronica è ora dotato del supporto AI, che garantisce ottimi risultati nel realizzare e aggiornare una mail, in tutta facilità e sicurezza. 

Cos'è Copilot in Outlook e come funziona? 

Copilot in Outlook svolge la funzione di assistente virtuale che lavora al fianco dell'utente, offrendogli importanti suggerimenti e feedback in tempo reale per realizzare o migliorare qualsiasi tipo di mail. 

 Copilot può dunque aiutare l'utente a: 

• Iniziare a scrivere una mail rapidamente. Copilot può infatti generare bozze di mail basate sul contesto, sul destinatario e sull'obiettivo del messaggio, risparmiando così tempo e fatica all'utente. 

• Generare un riepilogo. Come specificato dall’AD di Microsoft Italia, Vincenzo Esposito, la funzione riepilogativa in Outlook, fornita da Copilot, è fondamentale per evitare perdite di tempo “Lavorando per una multinazionale americana, la mattina mi ritrovo con 30 mail da leggere in mezz’ora, con Copilot posso riassumerle per punti fondamentali.”. 

• Pianificare un evento. Copilot può aiutare il team a organizzare e comunicare un evento, suggerendo date, orari, luoghi e partecipanti, e inviando automaticamente le conferme e i promemoria. 

• Usare un linguaggio appropriato. Copilot analizza il tono, lo stile e la grammatica delle mail, suggerendo modifiche per renderle più chiare e professionali. 

 Come si attiva?

Per attivare Copilot in Outlook è necessario andare nel menu “File”, selezionare “Opzioni”, e spuntare la casella “Abilita Microsoft 365 Copilot” nella sezione “Componi messaggi”. Una volta attivato, Copilot apparirà come una normale icona nella barra degli strumenti, offrendo diverse opzioni a seconda del tipo di mail che si sta scrivendo.   

Quali sono i vantaggi e i limiti di Copilot in Outlook? 

Copilot in Outlook è una funzionalità innovativa che può migliorare significativamente la produttività e la qualità delle mail degli utenti. Offre un supporto personalizzato e intelligente. Tuttavia, come è giusto specificare sempre quando si parla di AI, questo mezzo non sostituisce il lavoro umano. É un partner utile all’elaborazione, ma richiede sempre la supervisione e l'approvazione dell'essere umano. Va specificato che Copilot non condivide i dati dell'utente con nessuno, al contrario li usa solo per fornire suggerimenti e feedback pertinenti e sempre aggiornati.